Trend europeo

Del resto l’Europa spinge verso la digitalizzazione e verso il digitale sicuro, proprio grazie al regolamento eIDAS in vigore dal 1 luglio 2016 e che rivoluzionerà non poco la definizione e l’opponibilità a terzi del documento informatico anche sottoscritto con firma elettronica semplice.

“In questo contesto ci troviamo di fronte a una rivoluzione che necessita però di una governance, una pianificazione, una strategia certa e sicura per garantire che la conservazione digitale a norma e la fatturazione elettronica siano di fatto un vantaggio e non un ostacolo o complicazione.

“Per questo motivo le pubbliche amministrazioni, le aziende private e tutti i settori dovranno sempre e soltanto considerare che la cosa più importante della digitalizzazione è sempre la dematerializzazione di un processo piuttosto che di un documento, questo perché la tecnologia è l’ultimo dei problemi ma i processi digitali sono il vero valore aggiunto” ci spiega ancora Nicola Savino.

Non basta eliminare la carta

“Come dico sempre, è più importante dematerializzare un processo che un documento e il documento non è più nell’ottica immaginaria di un Pdf o un oggetto o un file informatico, ma diventa un record, una informazione digitale, un dato digitale che deve essere gestito e conservato secondo le regole vigenti ma soprattutto deve essere formato nel migliore dei modi per garantire che ci sia appunto una digitalizzazione del processo di business e non una mera dematerializzazione cartacea che prende un documento su carta e lo fa diventare anche nella forma digitale. Non è la strada giusta, il record invece è l’informazione e dobbiamo tutti imparare a conservare le informazioni digitali, non i documenti” ci racconta l’esperto di digitalizzazione.

Questo approccio è possibile per qualunque settore per qualunque processo di business, anche nel settore contabile-fiscale dove già l’Agenzia delle Entrate con la famosa circolare 18/E del 24 Giugno del 2014, ci disse che per fattura elettronica non si intende soltanto il documento che viene emesso in formato digitale apponendo una firma digitale, ma anche un documento inteso come un tracciato record gestito da sistemi di controllo di gestione atti a garantire l’integrità l’immodificabilità, l’autenticità e la certezza di quelle informazioni contabili.

Linee guida

Conservare record e informazioni invece che documenti, significa avare le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record, indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile.

Significa definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare informazioni e significa avere in modo dettagliato, i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo; significa avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un Pdf).

Questo approccio ci permetterà di percepire ed assaporare i veri vantaggi della digitalizzazione dei processi partendo proprio dalla fatturazione elettronica PA :

• Risparmiare dai 7,5 e gli 11,5 euro a fattura, come da Studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano.
• Avere un approccio digitale per tutta la filiera di Fatturazione, processi annessi. Quindi avere in digitale l’intero ciclo Ordine-Pagamento dagli ordini fino, in cascata, al pagamento. E anche le conferme d’ordine, i documenti di trasporto, le bolle, ecc.
• Avere tutti i workflow e gli stati del processo direttamente in digitale, senza processi cartacei e quindi analogici.
• Avere più tempo per le attività che davvero contano, che fanno parte del core business.
• Avere dati e informazioni strutturate e quindi integrabili in qualunque sistema informativo.
• Avere le informazioni a portata di mano, sempre e ovunque, per migliorare anche la competitività dell’impresa.
• Non perdere tempo nel registrare i documenti fiscali e contabili.

“Insomma, di vantaggi ne potremmo aggiungere tanti altri, ma quello che mi preme sottolineare è che la digitalizzazione dei processi di business è qualcosa che non si può non attuare, non si può fermare ma anzi al contrario, chi si ferma in questo senso è perduto per un semplice motivo : non sta guardando il contesto sociale e di business che gli sta intorno. E se accade questo, qualunque azienda è destinata a morire” conclude Nicola Savino.

L’Ing. Savino è molto attivo sul web nella diffusione della cultura digitale e per chi volesse approfondire l’argomento può ascoltare il suo Podcast “Digitalizzati a Norma” all’indirizzo www.digitalizzatianorma.it, leggere il suo Blog all’indirizzo www.nicolasavino.com o seguirlo sui suoi canali social Linkedin, it.linkedin.com/pub/nicola-savino/21/106/3, Twitter, twitter.com/savinonicola e Facebook www.facebook.com/ingnicolasavino.

Per ulteriori informazioni sui processi di digitalizzazione di aziende e Pa visitare è possibile contattare il sito www.seensolution.com o contattare direttamente l’Ing. Nicola Savino alla mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo..

Nicola Savino  fa parte del Comitato direttivo di Anorc Professioni, Componente ed Esperto della Commissione Uningo Apnr (Attività professionali non regolamentate) e Componente ed esperto della Commissione Uni Documentazione ed Informazione -sottocommissione Archivi e Gestione Documentale ed infine Membro dell’Organo Tecnico in Etsi in Esi Electronic Signatures and Infrastructures e eHealth. Membo del Comitato di Redazione per la rivista Il Documento Digitale e Coordinatore del Comitato degli Esperti per l’Innovazione di Omat360.Delegato alla Digitalizzazione per il Comune di Amalfi.

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